Nøgleforskel - Sekretær vs receptionist
Sekretær og receptionist er to vigtige stillinger i enhver organisation, mellem hvilke nogle forskelle kan understreges. Disse to stillinger har forskellige roller, funktioner og pligter til at udføre i modsætning til den populære misforståelse om, at disse er et og de samme job. Mens en sekretær mere er en personlig assistent eller administrativ assistent, er en receptionist den første person, man møder, når han går ind i en organisation. Lad os se forskellen mellem funktionerne i en sekretær og en receptionist.
Hvem er sekretær?
Ifølge Oxford English Dictionary er en sekretær en administrativ embedsmand i en organisation, der er ansat til at skrive breve, føre poster osv. Sekretærens funktioner varierer afhængigt af en organisations størrelse. Mens der i et lille firma muligvis skal udføres dobbelt opgaver som receptionist såvel som sekretær, i store organisationer er hun den person, der organiserer tidsplanen for sin chef, modtager og svarer på alle mails, bestiller forsyninger, planlægger aftaler med sin chef, skriver vigtige breve og så videre.
En sekretær skal have en gymnasium eller tilsvarende eksamensbevis og skal have hurtige skrivefærdigheder. Mange virksomheder foretrækker at ansætte personer, der har et ekstra certifikat for færdigheder på sekretærniveau. Lad os nu gå videre til en forståelse af en receptionists roller for at få en klar idé om forskellen mellem de to.
Hvem er receptionist?
En receptionist skal normalt hilse på folk i receptionen og lede dem til forskellige afdelinger afhængigt af deres behov. Hun er også den person, der skal tage sig af de indgående opkald og svare på forespørgslerne og også for at lytte til klager. Folk, der ønsker at møde en vigtig person i organisationen, skal møde denne person for at få dato og klokkeslæt for mødet.
Når du ringer til et hvilket som helst firma, er stemmen du normalt hører fra receptionisten. En receptionist skal tage sig af alle besøgende og skal have en behagelig personlighed, en hjælpende holdning og en sød stemme for at imponere dem. Hun skal have telefonetikette, så hun deltager i alle forretningsforespørgsler med den største effektivitet og gør afslappede forespørgsler til rigtige kunder.
Det er tydeligt, at der er store forskelle i roller, ansvarsområder og funktioner hos en sekretær og en receptionist.
Hvad er forskellen mellem sekretær og receptionist?
Definitioner af sekretær og receptionist:
Sekretær: En administrativ embedsmand i en organisation, der er ansat til at skrive breve, føre poster osv.
Receptionist: En person, der hilser og behandler besøgende på et kontor.
Karakteristika for sekretær og receptionist:
Opgaver:
Sekretær: En sekretær organiserer sin chefs tidsplan, modtager og svarer på alle mails, bestiller forsyninger, planlægger aftaler med sin chef, skriver vigtige breve osv.
Receptionist: En receptionist hilser folk i receptionen og leder dem til forskellige afdelinger afhængigt af deres behov. Hun skal også tage sig af de indgående opkald og svare på forespørgslerne og også lytte til klager.
Krav:
Sekretær: Et certifikat for sekretærfærdigheder er nødvendigt.
Receptionist: En specifik færdighed er ikke påkrævet; dog skal personen have en behagelig personlighed, en hjælpende holdning og en sød stemme. Hun skal også være effektiv i sit arbejde.
Billede med tilladelse:
1. 32B Sekretær Kasserer [Offentligt domæne] via Wikimedia Commons
2. "Receptionister" af Evan Bench fra Paris, Frankrig - Reception. [CC BY 2.0] via Wikimedia Commons
