Nøgleforskel - hovedbog vs prøvebalance
Forberedelse af hovedbog og prøvebalance er to primære handlinger i regnskabscyklussen, som er nødvendige for udarbejdelse af regnskaber ved udgangen af året. Hovedforskellen mellem hovedbog og prøvebalance er, at hovedbog er et sæt konti, der indeholder udførte detaljerede transaktioner, mens prøvebalance er en erklæring, der registrerer hovedbalancens slutbalancer.
INDHOLD
1. Oversigt og nøgleforskel
2. Hvad er en hovedbog
3. Hvad er en prøvebalance
4. Sammenligning side om side - hovedbog vs prøvebalance
5. Oversigt
Hvad er en hovedbog?
Hovedbogen er det primære sæt konti, hvor alle transaktioner, der gennemføres inden for regnskabsåret, registreres. Oplysningerne i hovedbogen kommer fra den almindelige journal, som er en indledende bog til indtastning af transaktioner. Hovedbogen indeholder alle debet- og kreditopførsler for transaktioner og er adskilt med aktivklasser. (Aktiver, passiver, egenkapital, indtægter og omkostninger)
F.eks. Registreres individuelle aktivkonti som kontanter, tilgodehavender, forudbetalinger osv. Under aktivklassificeringen.
For store virksomheder, hvor der gennemføres mange transaktioner, er det muligvis ikke praktisk at indtaste alle transaktioner i hovedbogen på grund af det høje volumen. I så fald registreres individuelle transaktioner i 'underordnede hovedbøger', og totalerne overføres til en konto i hovedbogen. Denne konto kaldes 'Kontrolkonto', og de kontotype, der generelt har et højt aktivitetsniveau, registreres her.
Figur_1: Eksempel på balance i hovedbogen
Hvad er prøvebalance?
Prøvesaldoen er et sammenfattet regneark, der inkluderer alle storebalancer på et bestemt tidspunkt (normalt regnskabsårets afslutning) med den hensigt at kontrollere den matematiske nøjagtighed af storebalancerne. Alle debet-saldi registreres i en kolonne med alle kredit-saldi i en anden.
Prøvebalance giver et overblik over alle slutbalancerne i et enkelt dokument, derfor er det let at bruge som referenceværktøj. Det hjælper også med at afsløre et antal mulige fejl i tilfælde af forekomst og hjælper med at identificere den type journalposter, der skal bogføres for at rette de identificerede fejl.
Hovedformål og anvendelser af en prøvebalance
At bruge som et beslutningsværktøj til at sikre den matematiske nøjagtighed af hovedvægtene
Hvis alle transaktionerne i en regnskabsperiode er nøjagtigt registreret, skal summen af debitsaldoen på prøvebalancen være lig med summen af kreditbalancerne.
At opdage og rette fejl i registrering af økonomiske oplysninger
Visse typer fejl i hovedbogen kan identificeres gennem prøvebalancen. De er,
- Fejl ved delvis udeladelse (kun debitering eller kreditpost er bogført på konti)
- Fremførselsfejl (slutbalancen fremføres forkert)
- Castingsfejl (Den samlede konto registreres mere eller mindre)
I tilfælde af en fejl placeres det beløb, der forårsager forskellen, til 'spændingskontoen', indtil de rettes. Hvis debet-siden af prøvebalancen overstiger kredit-siden, krediteres forskellen på suspensions-kontoen, og hvis kredit-saldoen er større end debetsaldoen, debiteres forskellen på suspensions-kontoen. Når først fejlene er identificeret, udbedret og prøvebalancen talt, lukkes spændingskontoen, da saldoen ikke længere eksisterer.
Følgende poster vil dog ikke forårsage uoverensstemmelse i prøvebalancen.
- Principfejl (Posterne bogføres på den forkerte kontotype)
- Fejl ved fuldstændig udeladelse (Posterne udelades fuldstændigt fra regnskabet)
- Fejl ved provision (En post bogføres i den korrekte type konto, men den forkerte konto)
- Fejl ved oprindelig post (forkert beløb bogføres på de korrekte konti)
- Kompensationsfejl (Forkerte poster på to eller flere konti annullerer hinanden)
- Fejl ved fuldstændig tilbageførsel (Korrekt beløb bogføres på de korrekte konti, men debet og kreditter er tilbageført)
Hvad er forskellen mellem hovedbog og prøvebalance?
Diff artikel midt foran bordet
Hovedbog og prøvebalance |
|
| Hovedbog er et sæt konti, der registrerer alle transaktionerne. | Prøvebalance er en sammenfattende sætning, der afspejler hovedbanksaldoen. |
| Formål | |
| Formålet er at registrere de endelige poster i transaktionerne. | Formålet er at kontrollere den matematiske nøjagtighed af hovedbogsbalancer. |
| Kontoklassifikation | |
| Dette gøres i henhold til kontoklassen | Der er ingen klassificering af konti. |
| Tidsperiode | |
| Dette registrerer transaktioner i løbet af regnskabsåret. | Dette udarbejdes den sidste dag i regnskabsåret. |
Resumé - General Ledger vs Trial Balance
Mens regnskabsprocessen tidligere var meget tidskrævende og dyr, kan den nu udføres med mindre tid og kræfter ved brug af automatiseret regnskabssoftware. Det er vigtigt at forstå forskellen mellem hovedbog og prøvebalance nøjagtigt, da begge repræsenterer vigtige skridt i udarbejdelsen af årsregnskabet. Hvis der er uoverensstemmelser mellem debet- og kreditbalancerne, skal de undersøges, og korrigerende poster bør bogføres, inden du fortsætter med udarbejdelsen af regnskabet.
