Dagsorden mod protokoller
Dagsorden og referater er to af de vigtigste ingredienser i et møde. Der er mange ting i tankerne hos den person, der arrangerer mødet, såsom tidsplan, timing, mødested, gæsterne, mødeplanen osv. Det bliver derfor nødvendigt at være opmærksom på forskellene mellem dagsorden og referater.
Dagsorden
Dagsorden er et ord, der bruges til at beskrive tidsplanen eller programmet for et møde. Det er en liste over ting, der skal gøres eller diskuteres under mødet. Ethvert formelt møde, der organiseres, kræver, at dets dagsorden udarbejdes. Der er en sekvens, hvor punkter optages og diskuteres under mødet, og på dagsordenen for mødet nævnes dette tydeligt. Denne dagsorden cirkuleres blandt gæsterne i god tid, før de faktisk ankommer til mødestedet på tidspunktet for mødet for at give dem mulighed for at gøre sig bekendt med de emner, der vil blive drøftet under mødet. Et andet mål med dagsordenen er at sikre sig, at deltagerne forbereder sig i overensstemmelse hermed og ikke bliver fanget uforvarende.
Protokol
Protokol er et udtryk, der bruges til at henvise til en officiel oversigt over procedurerne under et formelt møde. Disse referater tjener som optegnelser over, hvad der skete under et møde, og også for at minde folk efter et stykke tid, hvis de glemmer det. Disse referater er også nyttige for alle dem, der ikke kan deltage i mødet, da de lærer alt, hvad der fandt sted under mødet. Protokollen indeholder mødestedets navn, dato og klokkeslæt for mødet og listen over alle dem, der deltog i mødet. Disse referater indeholder også navnet på den person, der tager disse minutter.
Hvad er forskellen mellem dagsorden og referat?
• Agenda er tidsplanen for et møde og fortæller rækkefølgen af begivenheder under mødet for at lade gæsterne forberede sig på forhånd.
• Protokol refererer til den officielle oversigt over procedurerne for et formelt møde. Protokoller er vigtige for at minde om, hvad der skete under et møde på en fremtidig dato, hvis folk glemmer det.
